GSP-VX-15: GIÁM SÁT QUẢN LÝ VÀ BẢO QUẢN VẮC XIN

1. MỤC ĐÍCH

• Đảm bảo công tác quản lý và bảo quản vắc xin tại đơn vị (và các đơn vị tuyến dưới trực thuộc) luôn tuân thủ đúng quy định của Bộ Y tế và tiêu chuẩn GSP.
• Phát hiện sớm các sai sót, chênh lệch số liệu hoặc nguy cơ mất an toàn trong dây chuyền lạnh để chấn chỉnh kịp thời.
• Nâng cao năng lực cho nhân viên quản lý kho thông qua hoạt động kiểm tra, giám sát định kỳ.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

• Áp dụng cho hoạt động giám sát nội bộ tại kho vắc xin và giám sát hỗ trợ các điểm tiêm chủng/trạm y tế tuyến dưới.
• Đối tượng thực hiện: Giám sát viên (Cán bộ chuyên trách TCMR), Thủ kho, Nhân viên y tế liên quan.

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN (CẬP NHẬT 2026)

• Thông tư số 36/2018/TT-BYT: Quy định về Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP).
• Văn bản hợp nhất số 03/VBHN-BYT (2024): Quy định về hoạt động tiêm chủng.
• Quyết định 1730/QĐ-BYT: Hướng dẫn bảo quản vắc xin.
• Quy trình kiểm kê vắc xin (GSP-VX-13).

4. CHUẨN BỊ GIÁM SÁT

1. Kế hoạch: Xây dựng lịch giám sát (định kỳ hàng tháng/quý hoặc đột xuất).
2. Thông báo: Gửi thông báo cho đơn vị/bộ phận được giám sát về thời gian và nội dung (trừ trường hợp kiểm tra đột xuất).
3. Công cụ:
   • Phiếu giám sát/Bảng kiểm (Checklist) hiện hành.
   • Sổ sách, báo cáo nhập xuất tồn của kỳ trước.
   • Máy tính/Thiết bị để truy cập Hệ thống thông tin tiêm chủng quốc gia.

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1. Bước 1: Kiểm tra Cơ sở vật chất & Thiết bị lạnh

Giám sát viên tiến hành quan sát và kiểm tra thực tế:

1. Nhà kho:
   • Có đảm bảo vệ sinh, sạch sẽ, thoáng mát?
   • Có nội quy kho, tiêu lệnh chữa cháy, bình chữa cháy còn hạn sử dụng?
   • Có sơ đồ sắp xếp vắc xin dán bên ngoài tủ?
2. Thiết bị lạnh (Tủ lạnh/Hòm lạnh):
   • Tủ có hoạt động ổn định không? (Nghe tiếng máy, kiểm tra đóng tuyết).
   • Kiểm tra nhiệt độ: Đối chiếu nhiệt độ hiển thị trên tủ, trên nhiệt kế và trên Data Logger.
   • Kiểm tra Bảng theo dõi nhiệt độ hàng ngày (Tính đầy đủ, chữ ký người theo dõi, việc ghi chép ngày nghỉ/lễ).

5.2. Bước 2: Kiểm tra Thực tế Vắc xin & Dung môi

Tiến hành kiểm đếm xác suất ít nhất 02 loại vắc xin (ưu tiên chọn 1 loại đông khô + dung môi và 1 loại dạng lỏng):

1. Đối chiếu số lượng: Đếm thực tế tại tủ so với Thẻ kho/Sổ quản lý.
2. Kiểm tra chất lượng:
   • Quan sát chỉ thị nhiệt độ lọ vắc xin (VVM).
   • Kiểm tra chỉ thị đông băng (Freeze Tag).
   • Kiểm tra hạn sử dụng (Có lọ nào hết hạn hoặc cận hạn không?).
   • Cách sắp xếp trong tủ: Có đúng vị trí (nhạy cảm nhiệt/đông băng), có đảm bảo khoảng cách thông khí?

5.3. Bước 3: Kiểm tra Sổ sách & Hồ sơ quản lý

1. Sổ quản lý vắc xin:
   • Kiểm tra việc ghi chép nhập - xuất - tồn.
   • Kiểm tra tính khớp lệnh giữa: Chứng từ (Phiếu xuất/nhập) <=> Sổ sách <=> Phần mềm.
2. Hồ sơ cấp phát (đối với tuyến trên):
   • Kiểm tra các Lệnh phân bổ, Biên bản giao nhận vắc xin cho tuyến dưới.
   • Kiểm tra quy trình đóng gói khi cấp phát (có dùng bình tích lạnh đúng quy cách không?).
3. Báo cáo:
   • Kiểm tra Báo cáo sử dụng vắc xin hàng tháng.
   • So sánh tỷ lệ hao phí vắc xin (có vượt định mức không?).

5.4. Bước 4: Đánh giá Kiến thức & Thực hành

Phỏng vấn trực tiếp nhân viên kho/cán bộ tiêm chủng về:

• Quy trình xử lý khi mất điện/hỏng tủ lạnh.
• Quy trình rã đông bình tích lạnh.
• Cách phân loại rác thải y tế sau tiêm chủng.
• Cách sử dụng bình chữa cháy.

5.5. Bước 5: Kết luận & Khuyến nghị

1. Tổng hợp lỗi: Chỉ ra các điểm chưa đạt (Ví dụ: Ghi chép nhiệt độ thiếu, sắp xếp lộn xộn, vệ sinh kém...).
2. Lập Biên bản: Ghi nhận kết quả giám sát vào Phiếu giám sát/Biên bản làm việc.
3. Khuyến nghị: Đề xuất biện pháp khắc phục cụ thể và thời hạn hoàn thành.
4. Báo cáo: Gửi báo cáo kết quả về Lãnh đạo đơn vị.

6. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH (FLOWCHART)