1. MỤC ĐÍCH
- Đảm bảo việc cung ứng vắc xin, dung môi cho tuyến dưới được thực hiện chính xác, đủ số lượng, đúng chủng loại và chất lượng.
- Duy trì quy tắc FEFO (Hết hạn trước - Xuất trước) và quản lý chặt chẽ vắc xin có hạn dùng ngắn hoặc chỉ thị VVM thay đổi.
- Công khai, minh bạch trong công tác xuất kho và quản lý tài sản nhà nước.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
- Áp dụng cho quy trình lập kế hoạch và cấp phát vắc xin từ kho tuyến trên xuống kho tuyến dưới.
- Đối tượng thực hiện: Cán bộ chuyên trách TCMR, Kế toán, Thủ kho, Nhân viên nhận vắc xin.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN (CẬP NHẬT 2026)
- Văn bản hợp nhất số 03/VBHN-BYT (2024): Quy định về hoạt động tiêm chủng.
- Thông tư số 34/2018/TT-BYT: Hướng dẫn quản lý, sử dụng vắc xin.
- Quy định về Hệ thống thông tin tiêm chủng quốc gia (NIIS).
4. THIẾT BỊ VÀ DỤNG CỤ
- Hồ sơ: Kế hoạch phân bổ, Phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận.
- Dụng cụ chứa: Hòm lạnh/Phích vắc xin (bên nhận mang đến).
- Kiểm tra: Nhiệt kế, Chỉ thị đông băng.
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
5.1. Bước 1: Lập kế hoạch phân bổ
Cán bộ TCMR thực hiện rà soát nhu cầu và số lượng tồn kho thực tế. Tính toán số lượng cần cấp (dựa trên nhu cầu dự kiến + dự trữ an toàn). Trình Lãnh đạo phê duyệt bảng phân bổ và thông báo lịch nhận cho tuyến dưới.
5.2. Bước 2: Chuẩn bị xuất kho
Thủ kho lập Phiếu xuất và soạn hàng theo nguyên tắc:
- FEFO: Xuất lô hạn dùng ngắn trước.
- VVM: Ưu tiên xuất lọ có VVM độ 2 (nếu còn hạn) để dùng ngay.
5.3. Bước 3: Giao nhận và Kiểm tra
1. Kiểm tra bên nhận: Hòm lạnh sạch? Bình tích lạnh đã RÃ ĐÔNG chưa? Nếu chưa đạt -> TỪ CHỐI CẤP PHÁT.
2. Thứ tự giao: Giao nhóm chịu nhiệt tốt (DPT, VGB) trước -> Giao nhóm nhạy cảm nhiệt (OPV, Sởi) sau cùng.
3. Đối chiếu: Tên, Số lô, Hạn dùng, VVM, Cảm quan.
5.4. Bước 4: Đóng gói và Ký nhận
Hỗ trợ người nhận đóng gói chuẩn vào hòm lạnh. Hai bên ký Phiếu xuất kho và Biên bản giao nhận (ghi rõ giờ, nhiệt độ). Cập nhật "Xuất kho" trên Hệ thống tiêm chủng quốc gia.