GSP-VX-13: KIỂM KÊ VẮC XIN VÀ DUNG MÔI

1. MỤC ĐÍCH

• Xác định chính xác số lượng thực tế so với sổ sách/phần mềm quản lý.
• Đánh giá chất lượng vắc xin đang lưu kho (Hạn dùng, tình trạng VVM, cảm quan).
• Phát hiện kịp thời các sai lệch (thừa, thiếu, hỏng hóc, mất mát) để điều chỉnh và tìm nguyên nhân.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

• Định kỳ: Hàng tháng, hàng quý, cuối năm tài chính.
• Đột xuất: Khi bàn giao thủ kho, sau sự cố (mất điện, thiên tai), hoặc khi có yêu cầu thanh tra.
• Đối tượng thực hiện: Ban kiểm kê (gồm Thủ kho, Kế toán, và Đại diện Ban Giám đốc/QA).

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN (CẬP NHẬT 2026)

• Thông tư số 36/2018/TT-BYT: Quy định về GSP (Mục Kiểm kê thuốc).
• Văn bản hợp nhất số 03/VBHN-BYT (2024): Quy định về hoạt động tiêm chủng.
• Chế độ kế toán hiện hành: Quy định về kiểm kê tài sản.

4. CHUẨN BỊ KIỂM KÊ

1. Nhân sự: Thành lập Hội đồng/Tổ kiểm kê (Tối thiểu 2 người, Thủ kho không được tự kiểm kê một mình mà phải có người giám sát).
2. Thời điểm: Chọn thời điểm ít giao dịch nhất (thường là cuối ngày hoặc cuối tuần).
3. Dừng giao dịch:
   • Tạm ngưng nhập/xuất kho trong thời gian kiểm kê.
   • Nếu có hàng khẩn cấp phải xuất, phải ghi chú riêng.
4. Công cụ:
   • Danh sách hàng tồn kho (in từ phần mềm hoặc sổ sách).
   • Bút, bảng kê, đèn pin (để soi góc tối trong tủ).

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1. Bước 1: Kiểm đếm thực tế (Physical Count)

Tổ kiểm kê tiến hành đếm trực tiếp từng loại vắc xin/dung môi trong tủ lạnh/kho lạnh.

• Nguyên tắc: "Thấy đâu đếm đó" - Đếm từng hộp, từng lọ.
• Nội dung kiểm tra:
  1. Số lượng: Tổng số hộp, số lọ lẻ.
  2. Số lô (Batch No): Đối chiếu lô thực tế với lô trên sổ sách.
  3. Hạn dùng (Exp. Date): Ghi nhận các thuốc cận hạn (dưới 3 tháng) hoặc hết hạn.
  4. Chất lượng:
     • Kiểm tra chỉ thị VVM (có đổi màu không?).
     • Kiểm tra chỉ thị đông băng (Freeze Tag).
     • Bao bì (móp méo, vỡ, mất nhãn).

5.2. Bước 2: Đối chiếu số liệu

So sánh số lượng Thực tế kiểm đếm được với số lượng Sổ sách (Thẻ kho/Phần mềm).

• Trường hợp 1: Khớp số liệu
  Ghi nhận kết quả "Đủ".
• Trường hợp 2: Lệch số liệu (Thừa hoặc Thiếu)
  Ghi nhận số lượng chênh lệch. Không được tự ý sửa sổ sách ngay mà phải tìm nguyên nhân.

5.3. Bước 3: Tìm nguyên nhân chênh lệch

Nếu có sai lệch, Thủ kho và Kế toán phải rà soát lại:

• Các phiếu nhập/xuất gần nhất (có quên ghi sổ không?).
• Có nhầm lẫn giữa các lô, các loại vắc xin có tên giống nhau không?
• Hàng hỏng/vỡ đã làm biên bản hủy chưa?
• Có xuất nhầm/lạc mất hàng không?

5.4. Bước 4: Xử lý kết quả

1. Hàng đạt chuẩn: Tiếp tục lưu kho, sắp xếp lại theo nguyên tắc FEFO.
2. Hàng cận hạn/Hết hạn/Hỏng:
   • Lập danh sách riêng.
   • Chuyển sang khu vực Biệt trữ (theo SOP 09).
3. Xử lý chênh lệch:
   • Lập biên bản giải trình.
   • Giám đốc ra quyết định xử lý (Trừ lương, bồi thường, hoặc xuất điều chỉnh kho).

5.5. Bước 5: Lập biên bản và Lưu hồ sơ

1. Lập "Biên bản kiểm kê kho":
   • Ghi rõ thời gian, thành phần tham gia.
   • Kết quả: Tồn sổ sách, Tồn thực tế, Chênh lệch, Chất lượng.
   • Chữ ký của: Thủ kho, Kế toán, Ban kiểm kê.
2. Điều chỉnh: Kế toán/Thủ kho cập nhật số liệu thực tế vào phần mềm (sau khi có duyệt của Giám đốc).
3. Lưu trữ: Hồ sơ lưu 05 năm.

6. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH (FLOWCHART)