QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN (SOP)
SỬ DỤNG MÁY TÍNH VÀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ THUỐC

(KẾT NỐI LIÊN THÔNG DỮ LIỆU DƯỢC QUỐC GIA)

ĐƠN VỊ ÁP DỤNG: [Tên Nhà thuốc]

1. MỤC ĐÍCH

• Đảm bảo việc quản lý Nhập - Xuất - Tồn thuốc được thực hiện chính xác, minh bạch trên phần mềm.
• Đảm bảo thực hiện đúng quy định về liên thông dữ liệu lên Hệ thống Cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia (CSDL Dược QG) và Hệ thống Đơn thuốc Quốc gia.
• Bảo mật thông tin kinh doanh và thông tin khách hàng.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

• Áp dụng cho hệ thống máy tính, máy in, máy quét mã vạch và phần mềm quản lý nhà thuốc đang sử dụng.
• Đối tượng thực hiện: Tất cả nhân viên được cấp tài khoản truy cập phần mềm.

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN (CẬP NHẬT 2026)

• Luật Dược số 105/2016/QH13 và Luật số 44/2024/QH15.
• Thông tư số 02/2018/TT-BYT (Quy định GPP về ứng dụng CNTT).
• Quyết định số 540/QĐ-QLD về chuẩn kết nối dữ liệu phần mềm quản lý nhà thuốc.
• Thông tư số 04/2022/TT-BYT về kết nối và liên thông đơn thuốc điện tử.
• Nghị định số 163/2025/NĐ-CP (Quy định xử phạt vi phạm về kết nối dữ liệu).

4. NỘI DUNG QUY TRÌNH

4.1. Quản lý Tài khoản và Bảo mật

• Cấp tài khoản: Mỗi nhân viên được cấp 01 tài khoản riêng (Username/Password) với quyền hạn phù hợp (Admin, Bán hàng, Kho).
• Bảo mật:
  • Không tiết lộ mật khẩu cho người khác.
  • Đổi mật khẩu định kỳ 03 tháng/lần.
  • Phải đăng xuất (Log out) khỏi phần mềm khi rời khỏi vị trí làm việc.

4.2. Quy trình Nhập thuốc (Đầu vào)

• Kiểm tra chứng từ: Chỉ nhập liệu khi có hóa đơn/chứng từ hợp lệ (đã qua bước Kiểm nhập SOP 01).
• Nhập liệu:
  • Quét mã vạch (Barcode/QR code) trên hộp thuốc hoặc nhập tên thuốc.
  • Điền đầy đủ: Số lô, Hạn dùng, Số lượng, Giá nhập, Nhà cung cấp.
  • Lưu ý: Chọn đúng mã thuốc theo chuẩn của Cục Quản lý Dược (Mã 7 số hoặc 10 số) để đảm bảo liên thông được.
• Lưu phiếu nhập: Kiểm tra lại tổng tiền khớp với hóa đơn giấy và bấm "Lưu/Nhập kho".

4.3. Quy trình Bán thuốc (Đầu ra)

• Tra cứu:
  • Nhập tên thuốc hoặc hoạt chất để kiểm tra tồn kho, giá bán và vị trí.
  • Với Đơn thuốc điện tử: Nhập "Mã đơn thuốc" để hệ thống tự động tải danh sách thuốc.
• Xuất bán:
  • Chọn đúng lô thuốc (phần mềm tự động gợi ý lô hết hạn trước - FEFO).
  • Nhập số lượng bán.
  • Nhập thông tin khách hàng (Tên, SĐT) đối với thuốc kê đơn hoặc thuốc kiểm soát đặc biệt.
• Thanh toán: In hóa đơn cho khách.

4.4. Quy trình Liên thông Dữ liệu (Bắt buộc)

• Cơ chế: Phần mềm được cài đặt chế độ tự động đồng bộ dữ liệu lên Cổng Dược Quốc gia ngay sau khi hoàn tất phiếu Nhập hoặc Xuất.
• Kiểm tra trạng thái liên thông:
  • Cuối ca làm việc, Dược sĩ phải kiểm tra mục "Trạng thái liên thông" trên phần mềm.
  • Nếu có phiếu báo "Lỗi" hoặc "Chưa gửi": Phải bấm gửi lại thủ công hoặc sửa lỗi thông tin (sai mã thuốc, thiếu số lượng...).

4.5. Xử lý Sự cố Kỹ thuật

• Mất mạng Internet:
  • Vẫn thực hiện bán hàng trên phần mềm (chế độ Offline) hoặc ghi chép tay tạm thời.
  • Khi có mạng trở lại: Phần mềm sẽ tự động đẩy dữ liệu đi. Nếu ghi tay, phải nhập bù vào máy ngay lập tức.
• Hỏng máy tính/Phần mềm:
  • Chuyển sang bán hàng thủ công (ghi sổ).
  • Báo ngay cho đơn vị cung cấp phần mềm hoặc kỹ thuật viên để sửa chữa.

4.6. Sao lưu dữ liệu

Dữ liệu phải được sao lưu (Backup) tự động hàng ngày lên đám mây (Cloud) của nhà cung cấp phần mềm để tránh mất mát khi hỏng ổ cứng.

5. BIỂU MẪU VÀ LƯU TRỮ

• Không có biểu mẫu giấy cho quy trình này vì mọi thao tác đều lưu vết (Log) trên phần mềm.
• Sổ theo dõi sự cố máy tính: Ghi lại các lần hỏng hóc, mất mạng và cách xử lý.

6. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH (FLOWCHART)